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장서관리정책의 성문화


- 장서관리정책에는 도서과의 목표와 역할, 이용집단의 요구, 기존장서의 강점과 약점, 자료예산, 다른 도서관이나 정보센터의 수집방침과 실무, 자원공용프로그램, 정보환경의 변화 등의 내외적 변수들이 다대한 영향을 미침.

- 따라서 정책을 수립할 때는 영향변수들을 충분히 반영해야 하므로 테스크 포스의 성격을 지닌 장서관리정책개발위원회를 구성한 다음에 그들의 주도하에 정책을 수립하여 초안을 작성하고, 의견수렴 및 조정과정을 거쳐 수정 및 보완한 후에 최종문서로 채택해야함.


(1) 장서관리정책의 수립


1. 먼저 외부환경인 이용집단, 정보기술과 정보매체의 발전동향, 다른 도서관의 장서구성과 수집방침, 자원공용시스템(협동수서, 분담수서, 보존정책 등)을 분석. 이 가운데서도 특히 이용대상자를 분석하는 일이 중요하므로 대학도서관은 교수와 학생, 학교도서관은 교사와 학생, 공공도서관은 지역주민, 전문도서관과 정보센터는 구성원의 인구통계적 특성, 자료요구 및 이용행태, 불만족 분야 및 그 원인을 분석해야 함.


2. 각종 통계데이터에 나타난 기존 장서의 실별, 주제별, 유형별 구성비율과 강-약점을 미리 설정한 평가지표에 따라 정량적, 정성적으로 분석-평가하여 장서의 충실도를 주제별, 자료유형별로 계통구분.


3. 외부환경의 분석과 도서관의 장서평가에 근거하여 장서의 문제점을 적출하는 단계에서는 이용대상자에 대한 분석자료와 장서평가를 대비시켜 실상을 정확하게 기술하는 것이 중요. 그런 다음에는 장서개발의 목표, 개발할 주제분야와 범위, 선택한계와 우선순위, 지역적 및 국가적 차원의 협동계획 등을 고려해 방향을 설정.


4. 장서관리의 대략적인 방안이 수립되면 집서수준이나 개발범위에 따라 투입되어야 할 인적 및 물적 자원을 추계하여 확보하는 방안을 강구하고, 소요기간을 추정하며, 또한 관리의 제한점도 분명히 명시.


5. 이상의 단계를 거쳐 장서관리정책을 수립하는데 대개 1개월 정도가 소요되며, 수립된 정책의 범주내에서 초안을 작성하고 성문화.

1. (타도서관 장서, 자원공용)-외부환경의 분석-(정보기술, 정보매체, 이용집단)

2. (장서분석 (주제별, 유형별))-장서의 분석 및 평가-(장서평가(강약점, 충실도))

3. (장서구성의 문제점 적출)-장서개발/관리방안의 결정-(새로운 개발/관리방향)

4. (소요자원의 추계-확보)-소요자원과 개발기간의 결정-(소요기간, 제한점 명시)

5. (정책문서의 초안작성)-장서관리정책의 수립, 확정-(성문화 절차작업)


(2) 장서관리정책의 초안작성


- 장서관리정책의 초안을 작성하는 주체는 정책을 수립할 목적으로 설치된 위원회의 구성원 가운데 일부를 선임하는 것이 상례.

- 다만 원활한 계획수립을 위해서는 장서개발에 대한 열정과 책임감, 다양한 지식과 주제배경을 지닌 사서직원을 실무팀으로 보강한 장서관리정책개발소위원회에서 담당하는 것이 바람직.

- 일반적으로 정책초안에는 문서의 포맷설계, 업무계획표의 작성, 장서개발의 목적 및 철학과 원리, 개대수준과 질의 결정, 정책입안과 조정과정에 참여하는 위원들의 역할과 책임소재의 결정, 프로젝트 우선순위의 결정, 문서검토 및 채택계획의 수립 등이 포함되어야 함.

- 도서관에 따라 존재이유와 목적, 봉사대상자의 유형과 특성, 정보요구 및 이용행태, 자료구입예산, 기존장서의 특징, 집서의 목표와 범위 등이 다르기 때문에 정책문서의 구성체재나 내용들은 조금씩 상이.


- 장서관리정책을 입안할 때는 제반여건을 충분히 감안하여 상술한 구성요소 중에서 취사선택하거나 기타 요소들을 추가할 필요가 있음.  특히 정책문서의 근간을 형성하는 부분에는 장서개발을 담당하는 사서가 업무를 수행하는데 유용한 지침정보, 즉 집서수준, 자료유형별 및 주제별 구성, 선택의 기준과 우선순위, 복본수, 구입예산의 배정, 선택권과 책임소재, 웹정보자원, 장서관리의 최근 동향 등에 대한 정보가 상세히 명시되어야 함.

1. 장서수집에 대해서는 최소집서, 기본집서, 연구집서, 포괄적 집서, 망라적 집서가 있음. 각 도서관에서는 단계별 집서수준을 준용하거나 자관에 적합하도록 수정해야 함.

2. 자료유형별 구성비율은 관정에 따라 도서와 연속간행물, 일반도서와 참고도서, 연구용 전문도서와 교육용 도서 및 교양도서의 수집비율, 학술지와 교양지의 구독비율, 학위논문이나 연구보고서의 수집범위, 데이터베이스의 구입범위와 종수가 각각 다르게 설정되어야 함. 그리고 주제별 구성비율의 경우 종합도서관은 균형집서를 지향하는 반면 특성화된 대학도서관(이공계, 의학, 교원양성 등)이나 전문도서관은 특정 주제에 한정하여 집중적으로 수집하는 정책이 필요.

3. 자료선택의 기준과 우선순위도 관종에 따라 달라야 함. 동일한 유형이나 주제분야의 자료일지라도 대학도서관은 학술 및 연구자료를, 공공도서관은 교양 및 오락 자료를, 전문 도서관은 구성원들의 업무수행과 직접 관련되는 자료를 우선적으로 선택하는 기준이 필요하며, 특히 학교 및 공공도서관은 외설자료의 선택기준을 엄격하게 규정해야 함.

4. 연속간행물, 참고도서, 서지도구를 제외한 일반도서의 복본수는 대출빈도, 예약건수, 수강학생수, 교수방법 등을 고려하여 적절한 기준을 설정해야 함.

5. 수집예산은 설정된 집서수준을 최우선으로 고려하여 도서와 학술지, 전문도서와 교양도서, 국외도서와 국내도서, 일반도서와 참고도서, 소설과 비소설, 학과별 혹은 학문영역별 배정비율을 명시할 필요가 있음.

6. 도서관의 자료선택에 직접 또는 간접적으로 관여하는 집단은 수서과의 선택사서, 부서별 주제전문가, 도서관장, 장서개발위원회, 교수, 지역주민, 현재적 이용자 등.  따라서 이들이 자료선택과 장서개발에서 어느 정도의 권한 및 책임을 소지하는지에 대해 분명히 기술해야 함.

7. 전자자원은 종종 다른 매체로 활용할 수 없는 중요한 정보를 이용자들에게 제공. 전자정보가 장서개발정책에 포함되지 않는다면 수집대상에서 배제된다는 것을 의미. 따라서 CD-ROM, 데이터베이스, 웹정보자원을 포함시켜 정책문서의 최신성과 적시성을 유지해야 함.

8. 신세기의 도서관이나 정보시스템은 디지털의 역동성을 수용하여 새로운 장서관리의 인프라를 구축할 때, 제기능을 수행할 수 있음. 따라서 단위도서관의 체계적인 실물수서, 자원공용을 위한 협동수서 또는 분담수서, 관리정보프로그램, 저작권과 지적 소유권, 접근시스템과 문헌제공봉사, 전략적 보존정책 등이 정책문서에 포함되어야 함.


(3) 장서관리정책의 승인과 채택


- 장서관리정책의 초안은 통상 4~6개월이 소요되는 승인 및 채택과정을 거쳐야 정책문서로 확정.

- 그러므로 여러 커뮤니케이션 채널을 통하여 의견을 수렴하여 수정, 보완하는 단계를 거쳐야 함.

- 먼저 도서관 차원에서 정책문서(안)로 확정하는 절차가 필요. 이를 위해 모든 직원에게 초안을 회람하여 내용에 대한 견해를 개진하도록 유도. 약 1개월에 걸쳐 일련의 직원회의를 개최하여 입안자로부터 정책의 취지와 목적, 주요 내용, 유용성과 활용방안 등을 청취하고 난상토론하여 수정, 보완한 다음, 전체직원의 동의를 얻음. 그리고 도서관장은 직원회의에서 합의된 초안을 도서관운영위원회에 회부하여 심의, 재구성.

- 다음으로 지역사회나 구성원들의 다양한 의견을 수렴하여 정책문서에 반영해야 함. 도서관실무회의와 운영위원회에서 논의를 거쳐 작성된 문서(안)의 복사본을 지역사회, 대학당국 및 관련기관, 이용자집단에게 배포하여 약 1개월간 접수된 의견들을 검토, 분석한 다음, 장서관리정책위원회에서 최종안 완성.

- 마지막으로 의견수렴과정을 거쳐 문서(안)를 도서관장이나 당국에 제출하여 승인 획득.

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Posted by 좀좀이

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