문헌정보학 - 장서개발론 - 수서 부서의 기능

수서 부서의 기능

 

(1) 도서관이 입수하고자 하는 자료에 관한 정보 조사

1. 기본적인 서지데이타 (서명, 저자명, 출판사항, 총서관계 등)의 기록확보

2. 국가서지 및 국제서지와 신청자료를 대조해 서지데이타를 완전하게 기록하고 확인

3. 우너하지 않는 복본을 구입하지 않도록 신청자료가 도서관에 없으며 주문 중의 자료도 아니라는 것을 확인

4. 각 자료에 대해 예상가격과 구입할 수 있는 공급처를 확인

 

(2) 구입업무

1. 주문서를 발송할 적절한 판매상 또는 출판사의 선택

2. 주문서 작성

3. 주문서 발송

4. 자료의 도착시 지불자금의 준비

 

(3) 주문자료에 대한 기록관리

1. 각 자료의 서명, 가능한 경우 저자명, 총서관계, 국제 표준번호에 의해 접근할 수 있는 파일의 유지

2. 주문도서의 상태를 확인하기 위해 미착, 도착파일 조사 (미착 자료에 대해서는 클레임 발송)

 

(4) 자료의 수납과 검수

1. 자료가 손상되지 않았고 송장, 검표 등이 동봉되어 있다는 것을 확인하기 위해 자료를 개봉

2. 자료의 서지데이타와 주문서에 기록된 데이타를 대조하여 보내온 자료가 주문자료인지 확인

3. 보내온 자료가 판매상이 보낸 목록과 일치한지를 확인하기 위해 자료와 함께 또는 별도로 보내온 청구서를 대조

4. 각 자료가 형태적이고 완전하고 수납 가능한 상태인지를 확인

 

(5) 자료 대금 지불

1. 각 자료의 실제가격 기록

2. 주문 자료 파일에 기록되어 있는 예상가격을 자료의 대금 지불 준비를 위해 삭제하고 실제가격을 기재

3. 자료대음 지불을 준비하거나 지불을 위해 필요한 위임을 할 것

 

(6) 주문기록의 완성

1. 자료의 입수일자를 기록하여 표시

2. 편목단게로 보낼 자료, 그리고 수반될 적절한 전달기록을 준비

3. 이 단계에서 또는 편목과 정리단계의 마지막에 현행파일의 주문기록을 완성파일로 이동

 

(7) 특별처리가 필요한 자료의 관리

연속간행물자료에 관한 장기기록의 유지와 기증자료, 기탁장서, 교환프로그램에 의해 입수되는 자료의 요청, 그에 대한 기록의 유지 및 통보를 위한 프로그램의 개발 등

 

(8) 특수 "문제상황"의 처리

판매상이 공급하지 않은 자료에 대한 클레임, 원하지 않거나 수납할 수 없는 상태로 보내온 자료의 반환, 또는 자료에 대한 신용거래 (선구매 후지불) 협상, 자료신청자에게 신청자료의 도착통보, 지급자료의 신속한 구입 또는 입수를 위한 협의, 업무수행능력이 부족한 판매상과 관련된 난제해결, 회계년도가 끝날 무렵 예산 배정액의 조정 등

 

(9) 협력 및 특별시스템으로 이루어지는 자료의 입수를 일반주문 규칙에 통합 계속주문, 일괄주문, 견본도서제도를 통해 제공되는 자료의 처리를 위해 필요한 업무의 개발, 그 외에 협동수서 프로그램에 도서관이 참여함으로써 수반되는 기록과 실무에 대한 규칙을 세우는 것 등

 

(10) 실적통계의 개발과 분석

- 주문서 발송, 자료 입수, 취소 횟수

- 주문을 처리하는데 판매상이 필요한 시간

- 직원이 주문을 위해 서지데이타 작성에 소모되는 시간

- 원하지 않는 복본 및 잘못 주문된 자료의 횟수

- 최종 가격과 비교한 예상가격 데이타 또는 추정가격의 정확성

- 예산의 이용비율

- 자료의 전년도 가격 대 현행가격의 비율 등과 같은 다양한 통계 데이타의 수립