문헌정보학 - 장서개발론 - 장서의 구입

도서관은 구입, 기증, 교환을 통해 자료를 입수한다. 초기의 도서관들은 주로 기증에 의해서 자료를 수집했으나, 제2차 세계대전 이후 자료의 생산이 폭발적으로 늘어나게 되자 자료입수 방법이 구입 위주로 바뀌게 되었다.

 

A. 구입절차

 

1. 신청단계

- 구입절차에서 첫번째 단계는 자료구입산청서를 받아서 효율적으로 서지사항을 조사할 수 있도록 정리한다. 신청형태는 구두신청, 공식적인 경로를 통한 신청 등 다양하지만 양식과 방법은 도서관마다 다르다.

- 대부분의 신청양식은 다음과 같은 사항을 기입하도록 하고 있다.

- 저자, 서명, 출판사, 출판년도, 판차, 가격, 부수, 신청자명, 승인자의 서명

- 신청양식은 년도 마다 색깔을 달리함으로써 그 자료가 몇 년도에 신청되었는지 식별이 용이하게 하도록 하고 있다.

 

2. 서지조사단계

- 이 단계에서는 신청양식에 기입도니 각 사항들을 확인하는 업무와 복본조사업무가 포함된다.

a) 서지사항확인

- 이것은 신청된 자료에 대해 서지사항을 확인하는 것으로 저자, 서명, 출판사, 판차 등의 정확성을 기하기 위해서 행한다.

- 신청자들이 기입한 서지사항은 빠진 것이 있는가 하면 전부 기입되었다 해도 잘못된 것도 있을 수 있기 때문에 도서관 직원이 작성한 것이 아니면 서지사항의 정확성 여부를 확인할 필요가 있다. 서지에서 찾을 수 없는 자료는 신청자에게 관련정보를 직접 문의하는 것이 좋다.

- 서지나 출판사 목록에 의해 자료선정이 이루어진 경우 서지사항 확인없이 다음 과정인 복본조사로 넘어가도 된다.

b)복본조사

- 신청자료가 도서관에 이미 소장되어 있는지 또는 주문중에 있는지의 상태를 조사하는 과정이다. 복본조사를 위해서 서지조사자는 목록의 기본기입에 대한 지식이 필요하다.  이에 대한 지식이 없을 경우 기본기입목록을 통해 복본을 조사하는 대부분의 도서관은 복본조사에 더 많은 시간을 소요하게 된다.

- 기본기입목록 이외에도 체크해야 할 몇 가지 목록이 있다. 기본기입목록이 없거나 이 목록을 조사했다 해도 원하는 결과를 얻지 못했을 때 열람목록의 서명목록과 저자명목록을 조사해야 한다. 어떤 사서는 복본조사를 시작할 때는 제일 먼저 서명목록을 조사할 것을 권하고 있다. 여기에서 서지조사자는 궃적으로 다음과 같은 사항을 조사해야 한다.

i. 조사하고자 하는 자료의 정확한 저자명과 서명

ii. 만일 그 자료가 이미 도서관에 있다면 동일한 서명의 다른 판과의 관련성

iii. 조사하는 자료의 서지적인 내력 즉 다른 서명으로 출판된 다른 저작과 동일한지 혹은 밀접하게 관련이 있는지를 조사하고 확인

iv. 도서관이 이미 그 저작을 또는 그 저작의 다른 판이나 번역판을 갖고 있는지를 조사하고 확인

v. 정확한 기입이 무엇이 될 것인지를 조사

vi. 자료의 가격과 자료입수처 조사

 

3. 주문단계

- 신청자료의 서지사항이 확인되고 복본인 경우에라도 구입이 결정되면 실제적인 주문단계로 넘어가게 된다.

a. 자료구입주문서 작성

b. 주문서 발송

 

4. 입수단계

- 자료가 입수되면 자료 자체가 주문한 사항과 일치하는가를 확인한다. 이 과정에서 미착자료는 무엇인지, 주문하지 않은 자료가 보내진 것은 아닌지, 보낸 자료가 파손 또는 오손되어 있는지를 확인한다. 도서의 형식적인 점검은 다음과 같은 사항을 조사해야 한다.

a. 제본상태가 완전한가 점검

b. 낙장, 파본, 누락 여부 점검

c. 정오표, 부록 등의 유무 확인

- 자료를 받은 다음 잘못 보내왔거나 미착자료에 대해서는 주문처에 클레임을 보내야 한다. 특히 정기간행물의 경우 송금을 했는데 자료가 오지 않는 때는 명백한 답이 올 때까지 계속 요청해야 하며 결호 신청은 적절한 시기에 하는 것이 중요하다. 그렇지 않으면 절판으로 인해 결호를 보충하지 못하는 경우가 발생하기 때문이다. 자료가 잘못 오거나 불완전한 상태로 보내온 때는 자료주문시에 맺은 게약에 따라 여기에 드는 비용을 배상처리한다.

 

5. 자료대금 지불단계

- 도착자료에 대해서는 출판사나 대행사에 자료대금을 지불하게 된다. 자료대금의 지불은 도서관 자체 또는 모체기관에 의해 통제된다.

- 도서관의 자료대금을 지불하는 권한이 있는 경우 수서부서는 다음과 같은 절차를 통해 대금을 지불한다.

a. 주문처에서 보내온 자료가 도서관이 주문한 자료인지 확인

b. 주문처와 협의된 계약 또는 협약에 비추어 그 갸격이 공정한가를 검토

c. 자료의 지불가격 기록

d. 지불금 준비

e. 사전협의에 따라 주문처에 자료구입대금 지불

- 자료대금지불을 모체기관에서 하는 도서관의 경우는 수서부서가 자료대금지불에 필요한 서류를 작성하여 지불부서에 보내 처리하도록 한다.